Aviso de Privacidad Integral

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Calle Llanura Morera 2526, Col. Monteverde II, Chihuahua, Chih., C.P. 31220, México
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Aplica al programa Poesía Postal, Cuento Postal y a las demás actividades editoriales, comerciales y culturales de Almas Viejas Editorial.

Última actualización: 4 de octubre de 2026 (sustituye la versión del 23 de septiembre de 2026).

Marco jurídico: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (DOF 20-03-2025, última reforma DOF 14-11-2025), en adelante “la Ley”, y su Reglamento en lo que no se oponga a ella; Código Civil Federal (arts. 22, 23, 450 y 1803); Código Civil del Estado de Chihuahua (arts. 389, 390, 425 y 427); Ley Federal del Derecho de Autor (arts. 18, 19, 21 y 87); Código de Comercio (arts. 89 y siguientes); Ley de Firma Electrónica Avanzada; Código Fiscal de la Federación (art. 30).

En cumplimiento de los artículos 14, 15 y 16 de la Ley, Almas Viejas Editorial S.A.S. de C.V. (en adelante “LA EDITORIAL” o “el Responsable”) pone a disposición de toda persona titular de datos personales el presente Aviso de Privacidad Integral (en adelante “el Aviso”).

Contenido

1. Responsable
2. Ámbito de aplicación
3. Datos que se recaban
4. Finalidades
5. Consentimiento
6. Personas encargadas
7. Transferencias
8. Datos de terceros y decisiones automatizadas
9. Conservación y bloqueo
10. Derechos ARCO
11. Revocación y limitación
12. Obra ya publicada
13. Personas menores de edad
14. Imagen en eventos
15. Cookies
16. Seguridad y vulneraciones
17. Titulares en el extranjero
18. Autoridad competente
19. Cambios al Aviso
20. Aceptación

1. Identidad y domicilio del Responsable

Almas Viejas Editorial S.A.S. de C.V., RFC AVE2503313A4, con domicilio en Calle Llanura Morera 2526, Col. Monteverde II, Chihuahua, Chih., C.P. 31220, México, es la única responsable del tratamiento de los datos personales que se recaben conforme al presente Aviso.

De conformidad con el artículo 29 de la Ley, LA EDITORIAL designa a su Departamento de Datos Personales, a cargo de la Dirección General, para dar trámite a las solicitudes de las personas titulares. Contacto: info@almasviejas.com, con el asunto “Protección de Datos Personales”.

La Fundación Cultural Almas Viejas A.C. es una persona moral distinta de LA EDITORIAL. Cuando la Fundación recabe datos por cuenta propia, lo hará con su propio aviso de privacidad. Cualquier comunicación de datos de LA EDITORIAL a la Fundación se rige por la Sección 7.

2. Ámbito de aplicación

Este Aviso aplica a los datos que LA EDITORIAL recaba, de manera directa o por medios electrónicos, de las siguientes personas:

1. Participantes en los certámenes Poesía Postal, Cuento Postal y demás convocatorias de LA EDITORIAL.
2. Madres, padres o tutores de participantes menores de edad.
3. Autoras y autores que suscriban contratos de edición, convenios de licencia u otros instrumentos con LA EDITORIAL.
4. Clientes que adquieran libros, cartas por encargo u otros productos o servicios, en línea o de forma presencial.
5. Personas que narren historias para el servicio de cartas por encargo, y las personas destinatarias de dichas cartas.
6. Asistentes a presentaciones, lecturas, ferias y demás eventos de LA EDITORIAL.
7. Visitantes del sitio web www.almasviejas.com y personas que escriban a los canales oficiales de LA EDITORIAL.
8. Proveedores, colaboradores y personas ilustradoras, en lo relativo a sus datos de contacto y facturación.

3. Datos personales que se recaban

LA EDITORIAL recaba únicamente los datos necesarios para cada finalidad (artículo 12 de la Ley). Según la actividad, podrá tratar los siguientes:

LA EDITORIAL no almacena números completos de tarjetas bancarias. Los pagos en línea se procesan directamente por la plataforma de pago indicada en la Sección 6, conforme a sus propias políticas.

Datos personales sensibles

Por regla general, LA EDITORIAL no solicita datos personales sensibles en los términos del artículo 2, fracción VI, de la Ley.

Sin embargo, la persona titular reconoce que, por su naturaleza, las obras literarias y las historias narradas para el servicio de cartas por encargo pueden revelar de forma voluntaria aspectos de su esfera íntima, como estado de salud, creencias religiosas, preferencia sexual u origen étnico. En esos casos, LA EDITORIAL solo tratará dicha información con el consentimiento expreso y por escrito de la persona titular, otorgado mediante firma autógrafa, firma electrónica o una casilla de aceptación específica vinculada a su correo electrónico, conforme al artículo 8 de la Ley. LA EDITORIAL limitará el tratamiento de esa información al periodo mínimo indispensable (artículo 12 de la Ley).

4. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para la relación jurídica)

Estas finalidades dan origen y son necesarias para la relación entre la persona titular y LA EDITORIAL; sin ellas no es posible participar, publicar ni comprar:

1. Registrar y gestionar la participación en certámenes y convocatorias, incluida la verificación de requisitos, originalidad y autoría de la obra.
2. Comunicar a la persona titular el estatus de su participación, resultados y requerimientos documentales.
3. Publicar los resultados con el nombre o seudónimo de la persona seleccionada, y acreditar su autoría en toda edición, publicación o difusión de su obra, en cumplimiento del derecho moral de paternidad (artículos 19 y 21, fracción II, de la Ley Federal del Derecho de Autor).
4. Preparar, suscribir, ejecutar y acreditar los contratos de edición, convenios de licencia y demás instrumentos con autoras, autores y sus representantes.
5. Integrar, editar, imprimir, publicar, distribuir y comercializar las antologías y demás obras en las que se incluya la obra seleccionada, en los términos de las bases y contratos aplicables.
6. Emitir y entregar reconocimientos, constancias y ejemplares físicos o digitales.
7. Procesar pedidos, cobros, envíos, devoluciones y aclaraciones de clientes, y elaborar y entregar las cartas por encargo.
8. Emitir comprobantes fiscales (CFDI) y cumplir obligaciones fiscales, contables y legales.
9. Atender solicitudes de derechos ARCO, quejas, aclaraciones y requerimientos de autoridad.
10. Prevenir, investigar y atender casos de plagio, suplantación de identidad, uso indebido de inteligencia artificial generativa, fraude o incumplimiento de las bases, y defender los derechos de LA EDITORIAL en cualquier procedimiento.

Finalidades secundarias (no necesarias; la persona titular puede negarse)

1. Difundir el nombre, seudónimo, fotografía de perfil, semblanza y fragmentos de la obra en redes sociales, sitio web y materiales de promoción cultural y editorial de LA EDITORIAL.
2. Enviar invitaciones a futuras convocatorias, eventos, lanzamientos y actividades de LA EDITORIAL, así como boletines y promociones.
3. Elaborar estadísticas internas sobre el alcance geográfico y demográfico de los programas. Siempre que sea posible, estas estadísticas se harán con datos disociados (artículo 9, fracción III, de la Ley).
4. Conservar las historias narradas y las cartas por encargo en el archivo del proyecto e incluirlas en libros, exposiciones y materiales de difusión de LA EDITORIAL, previo procedimiento de disociación: se suprimen o modifican los nombres y datos que permitan identificar a las personas, por lo que este tratamiento no requiere consentimiento (artículo 9, fracción III, de la Ley). La identificación de una persona solo se hará con su autorización expresa.

Negativa a las finalidades secundarias. La persona titular puede negarse desde el momento de la recolección, sin marcar o desmarcando la casilla correspondiente en el formulario, o en cualquier momento posterior mediante el procedimiento de la Sección 11. La negativa no afecta su participación, su selección ni su compra.

Si LA EDITORIAL pretende usar los datos para una finalidad distinta a las aquí descritas, recabará nuevamente el consentimiento de la persona titular (artículo 11 de la Ley).

5. Consentimiento

LA EDITORIAL obtiene el consentimiento conforme al artículo 7 de la Ley, de la siguiente manera:

No se requiere consentimiento cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones derivadas de la relación jurídica con la persona titular, cuando lo ordene una disposición legal o una autoridad competente, o en los demás supuestos del artículo 9 de la Ley.

La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez conforme al artículo 1803 del Código Civil Federal y a los artículos 89 y siguientes del Código de Comercio. LA EDITORIAL conservará el registro electrónico de dicha aceptación (fecha, hora y correo electrónico) como constancia.

6. Personas encargadas

Para operar, LA EDITORIAL se apoya en personas encargadas que tratan datos por su cuenta y bajo sus instrucciones (artículo 2, fracción XII, de la Ley). Esto no constituye una transferencia. Las categorías son:

Algunos de estos proveedores almacenan información en servidores ubicados fuera de México. LA EDITORIAL elige proveedores con medidas de seguridad reconocidas y les exige tratar los datos solo para el fin encomendado y con confidencialidad (artículos 13 y 20 de la Ley).

Las herramientas de inteligencia artificial nunca se usan para decidir la selección de obras (ver Sección 8). LA EDITORIAL no autoriza a sus proveedores a usar los datos ni las obras de las personas titulares para fines propios.

7. Transferencias de datos personales

LA EDITORIAL no vende, alquila ni cede datos personales.

Transferencias que no requieren consentimiento (artículo 36 de la Ley):

1. A autoridades competentes, cuando lo exija una ley o un mandato fundado y motivado (fracciones I y V).
2. A juzgados, tribunales, autoridades administrativas, abogados y peritos, cuando sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho, incluidos los casos de plagio o disputa de autoría (fracción VI).
3. A terceros con quienes LA EDITORIAL celebre un contrato en interés de la persona titular, como coeditores o distribuidores de la obra en que participe (fracción IV).
4. A terceros cuando sea necesario para mantener o cumplir la relación jurídica con la persona titular (fracción VII).

Transferencia que sí requiere consentimiento (artículo 35 de la Ley):

A la Fundación Cultural Almas Viejas A.C., una vez constituida, para invitar a la persona titular a sus programas, talleres y actividades culturales sin fines de lucro. La Fundación asumirá las mismas obligaciones que LA EDITORIAL respecto de los datos recibidos.

La persona titular manifiesta su elección en el formulario correspondiente. Si no marca ninguna opción, se entenderá que no acepta la transferencia.

A todo tercero receptor se le comunicará este Aviso y las finalidades a las que la persona titular sujetó el tratamiento (artículo 35 de la Ley).

8. Datos de terceros y decisiones automatizadas

Datos de terceros proporcionados por la persona titular

Cuando la persona titular proporcione datos de otras personas (por ejemplo, nombre y domicilio del destinatario de una carta por encargo, o personas mencionadas en una historia u obra), declara bajo protesta de decir verdad que cuenta con la autorización de dichas personas o con fundamento legal para compartirlos, y que les ha informado de este Aviso.

La persona titular será la única responsable frente a esos terceros y frente a LA EDITORIAL por los daños derivados de proporcionar datos sin autorización o datos falsos. Lo mismo aplica a la veracidad de sus propios datos, incluida su edad.

Sin decisiones automatizadas

LA EDITORIAL no toma decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre la persona titular (artículo 26, fracción II, de la Ley). La selección de obras la realiza siempre un jurado integrado por personas. Las herramientas tecnológicas solo pueden usarse como apoyo para detectar posible plagio o uso de inteligencia artificial generativa, y toda determinación final es revisada por una persona.

9. Plazos de conservación y bloqueo

Los datos se conservan solo el tiempo necesario para sus finalidades. Cumplido ese plazo, se bloquean y después se suprimen (artículos 2, fracción III, y 10 de la Ley):

El crédito de autoría impreso en ejemplares ya publicados subsiste de forma permanente, por ser parte integrante de la obra editada.

10. Derechos ARCO

La persona titular, o su representante legal, puede ejercer en cualquier momento sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (artículos 21 a 27 de la Ley).

Cómo presentar la solicitud. Por correo a info@almasviejas.com, con el asunto “Derechos ARCO”, incluyendo (artículo 28 de la Ley):

1. Nombre de la persona titular y medio para recibir notificaciones.
2. Copia de identificación oficial de la persona titular o, en su caso, documento que acredite la personalidad e identidad de su representante.
3. Descripción clara de los datos sobre los que ejerce el derecho, salvo en el derecho de acceso.
4. El derecho que desea ejercer o lo que solicita.
5. Cualquier elemento que facilite localizar los datos (edición del certamen, fecha, correo con el que participó).

En solicitudes de rectificación, la persona titular debe indicar las modificaciones y aportar la documentación que las sustente (artículo 30 de la Ley).

Plazos. LA EDITORIAL comunicará su respuesta en un máximo de 20 días hábiles desde que reciba la solicitud completa. Si procede, la hará efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Ambos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual, cuando lo justifiquen las circunstancias (artículo 31 de la Ley).

Requerimiento de información. Si la solicitud está incompleta, LA EDITORIAL podrá pedir, dentro de los 5 días hábiles siguientes, la información faltante. El plazo de respuesta correrá a partir de que se reciba.

Forma de entrega. El acceso se dará por correo electrónico mediante documento digital, previa acreditación de identidad (artículos 31 y 32 de la Ley).

Costo. El ejercicio es gratuito. Solo podrán cobrarse costos de reproducción o envío. Si la misma persona reitera su solicitud en menos de 12 meses, el costo no excederá de 3 veces la Unidad de Medida y Actualización vigente (artículo 34 de la Ley).

Negativa. LA EDITORIAL podrá negar total o parcialmente la solicitud en los supuestos del artículo 33 de la Ley, entre ellos: falta de acreditación, que los datos no estén en su posesión, que se lesionen derechos de terceros o que exista impedimento legal. En todo caso informará el motivo por el mismo medio.

11. Revocación del consentimiento y limitación del uso

La persona titular puede revocar su consentimiento o limitar el uso de sus datos (por ejemplo, dejar de recibir invitaciones o que no se difunda su fotografía) mediante correo a info@almasviejas.com con el asunto “Revocación” o “Limitación”, con los mismos requisitos y plazos de la Sección 10 (artículos 7 y 15, fracción IV, de la Ley).

LA EDITORIAL mantendrá un listado interno de exclusión con las personas que se hayan opuesto a recibir comunicaciones promocionales. Cada correo informativo incluirá la opción de dejar de recibirlos.

La revocación no tiene efectos retroactivos (artículo 7 de la Ley). No invalida los tratamientos realizados antes, ni las publicaciones ya impresas o difundidas conforme al consentimiento vigente en ese momento.

12. Límites a la cancelación cuando la obra ya fue publicada

La persona titular reconoce que, conforme al artículo 25 de la Ley, LA EDITORIAL no estará obligada a cancelar los datos que:

1. Sean necesarios para el desarrollo y cumplimiento de un contrato de edición, convenio de licencia u otro instrumento vigente (fracción I).
2. Deban conservarse por disposición legal, incluida la fiscal (fracciones II y III).
3. Sean necesarios para cumplir una obligación que la propia persona titular adquirió (fracción VI).

En particular:

• Los ejemplares físicos ya impresos o distribuidos no pueden retirarse de circulación por una solicitud de cancelación. Cuando proceda, la cancelación surtirá efectos en reimpresiones, nuevas ediciones y publicaciones digitales futuras.
• El nombre o seudónimo que acredita la autoría debe acompañar a la obra por mandato de la Ley Federal del Derecho de Autor (artículo 21, fracción II). La persona autora puede pedir que se use un seudónimo o que la obra se publique como anónima (artículo 18 de esa ley) para ediciones futuras.
• La revocación del consentimiento en materia de datos personales no revoca ni modifica las autorizaciones de uso de la obra otorgadas en las bases, contratos o convenios. Esas autorizaciones se rigen por la Ley Federal del Derecho de Autor y por el instrumento correspondiente.

13. Personas menores de edad

LA EDITORIAL no dirige sus actividades comerciales a personas menores de 18 años. Solo permite su participación en convocatorias cuando las bases lo prevean y se cumpla lo siguiente:

1. El padre, madre o tutor autoriza expresamente la participación y el tratamiento de datos desde el envío de la obra, conforme a los artículos 22, 23 y 450 del Código Civil Federal y 389, 390, 425 y 427 del Código Civil del Estado de Chihuahua.
2. Quien ejerce la representación acredita su identidad y su parentesco o relación jurídica con la persona menor.
3. Cualquier contrato o convenio sobre la obra lo suscribe el representante legal en nombre de la persona menor.
4. La fotografía, voz o video de una persona menor solo se difunde con autorización expresa y separada de su representante.

La persona que declare ser mayor de edad sin serlo, o que actúe como representante sin serlo, responde por la falsedad. Si LA EDITORIAL detecta la participación de una persona menor sin autorización, suspenderá el tratamiento y la participación hasta recibirla. Si no la recibe en el plazo que señale, suprimirá los datos, salvo los que deba conservar conforme a la Sección 12.

14. Fotografía, audio y video en eventos

En presentaciones, lecturas y demás eventos, LA EDITORIAL puede captar fotografías, audio y video para documentar y difundir sus actividades. Se informará mediante avisos visibles en el lugar.

• Las tomas generales del público se usan con fines documentales y de difusión cultural.
• La difusión de la imagen individual y reconocible de una persona requiere su consentimiento, conforme al artículo 87 de la Ley Federal del Derecho de Autor. Quien participe como lector, ponente o autor en el programa del evento otorga ese consentimiento al aceptar participar, salvo que manifieste lo contrario.
• Quien no desee ser fotografiado o grabado puede avisarlo al personal del evento o escribir a info@almasviejas.com para solicitar el retiro de una publicación en redes sociales. El retiro se hará en un plazo razonable y no alcanza a materiales ya impresos.

15. Cookies y tecnologías de rastreo

El sitio www.almasviejas.com utiliza las siguientes tecnologías:

Los datos que estas tecnologías obtienen son: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, tiempo de navegación y origen de la visita. La persona usuaria puede aceptarlas o rechazarlas en el aviso de cookies del sitio y deshabilitarlas desde la configuración de su navegador. Rechazar las cookies no necesarias no impide usar el sitio.

16. Medidas de seguridad y vulneraciones

LA EDITORIAL mantiene medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas no menores a las que usa para su propia información (artículo 18 de la Ley), entre ellas: acceso restringido a las carpetas y formularios que contienen datos personales, verificación en dos pasos en las cuentas institucionales, separación de los documentos de identidad del resto de los registros y obligación de confidencialidad para todo colaborador, que subsiste al terminar la relación (artículo 20 de la Ley).

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, LA EDITORIAL les informará de inmediato por correo electrónico, describiendo lo ocurrido, los datos comprometidos, las medidas adoptadas y las recomendaciones para proteger sus intereses (artículo 19 de la Ley).

17. Personas titulares residentes en el extranjero

Las convocatorias de LA EDITORIAL están abiertas a participantes de cualquier país. Los datos se tratan desde México y conforme a la legislación mexicana. Las personas residentes en el extranjero pueden ejercer sus derechos por los mismos medios y en los mismos plazos que las residentes en México. Si la legislación de su país les reconoce derechos adicionales sobre sus datos, pueden solicitarlos por el mismo medio y LA EDITORIAL los atenderá en la medida en que resulten aplicables.

18. Autoridad competente

Si la persona titular considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede presentar una solicitud de protección de derechos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente conforme al artículo 2, fracción XV, y al artículo 40 y siguientes de la Ley. Para cualquier controversia de naturaleza civil derivada de este Aviso, las partes se someten a los tribunales competentes de la ciudad de Chihuahua, Chihuahua, sin perjuicio de las atribuciones de dicha Secretaría.

19. Cambios al Aviso de Privacidad

LA EDITORIAL puede modificar este Aviso por cambios legislativos, requerimientos de autoridad, nuevas actividades o políticas internas (artículo 15, fracción VI, de la Ley). Toda modificación:

1. Se publicará en www.almasviejas.com, con la fecha de última actualización al inicio del documento.
2. Si agrega finalidades, datos sensibles o transferencias que requieran consentimiento, se comunicará además por correo electrónico a las personas titulares afectadas, y LA EDITORIAL recabará su consentimiento antes de aplicar el cambio a sus datos (artículo 11 de la Ley).

Las versiones anteriores del Aviso están disponibles a solicitud en info@almasviejas.com.

20. Aceptación

Al proporcionar sus datos mediante los formularios, el sitio web, el correo o los canales oficiales de LA EDITORIAL, la persona titular declara que leyó y entendió este Aviso. Para los datos que requieren consentimiento expreso (Sección 5), la aceptación se otorga mediante las casillas específicas del formulario o del proceso de compra.